Il diritto di prendere visione o estrarre copia di documenti amministrativi appartiene ai soggetti, anche portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, e corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento del quale è richiesto l’accesso, come disciplinato dal capo quinto della legge 7 agosto 1990 n. 241.
Il servizio si rivolge anche a soggetti coinvolti in incidenti stradali, studi legali, consulenti tecnici.
Gli amministratori comunali hanno diritto di ottenere dagli uffici del comune tutte le notizie e le informazioni in loro possesso, utili all'espletamento del proprio mandato. Essi sono tenuti al segreto nei casi specificatamente determinati dalla legge.